De stichting Poolkamp (hierna Poolkamp) verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. 

Het Poolkamp hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar deelnemers. Persoonlijke gegevens worden door het Poolkamp dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Het Poolkamp houdt zich dan ook in alle gevallen aan de eisen die de Europese privacywet General Data Protection Regulation 
(GDPR) en de Nederlandse Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stellen. 

1. Inleiding 

In dit privacy beleid staat beschreven hoe het Poolkamp persoonsgegevens en gegevensbestanden registreert, verwerkt en bewaart waar dit aanvullend of afwijkend gebeurt op de wijze van registreren, verwerken en bewaren door Scouting Nederland, zoals beschreven in het privacybeleid Scouting Nederland. Meer informatie is beschikbaar via www.scouting.nl/privacy. 

Het privacy beleid omvat alle on- en offlinesystemen waarin persoonsgegevens voorkomen en is van toepassing op alle activiteiten van het Poolkamp. 

2. Vereisten Verwerking persoonsgegevens 

De algemene verordening gegevensbescherming stelt eisen aan organisaties die gegevensbestanden beheren. Deze eisen zijn; 

• toestemming van een deelnemer voor het verwerken van de gegevens; 
• juist en nauwkeurig bijhouden van de gegevens; 

• beveiligen van de gegevens; 
• op verzoek inzage verlenen in de eigen opgeslagen gegevens; 
• uitsluitend gebruik van de gegevens voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. 

2.1 Aanvullende vereisten 

Scouting Nederland stelt met dit privacy beleid, naast de wettelijke vereisten, ook een aantal aanvullende richtlijnen vast voor het verwerken van persoonsgegevens. Het beleid bevat ook aandachtspunten voor leden, gebruikers, beheerders en ontwerpers van systemen om niet alleen nu maar ook in de toekomst de privacy te waarborgen. 

2.2 Systemen en administraties 

Het Poolkamp maakt gebruik van een twee systemen voor de administratie. Allereerst het inschrijfsysteem (www.poolkamp.nl/inschrijven) en daarnaast de beveiligde OneDrive locatie van de hoofdorganisatie.  

2.2.1 Financiële administratie 

De financiële administratie van het Poolkamp kent op het moment geen persoonsgegevens, omdat de betaling voor het Poolkamp op dit moment nog contact verloopt. Als er in de toekomst digitale betaling mogelijk is, dan zal ook hiervoor een gedegen proces ingericht worden conform AVG-regelgeving.  

2.2.3 Mail 

Het Poolkamp maakt voor promotie en informatie voor het kamp gebruik van het medium e-mail. Voor de informatie mailing wordt enkel gebruik gemaakt van het e-mailadres dat is opgevoerd bij inschrijving in het inschrijfsysteem. De mailing wordt gedaan door middel van blind carbon copy (BCC) waardoor het e-mailadres alleen inzichtelijk is door de hoofdorganisatie van het Poolkamp.  

Naast de informatiemail wordt een deelnemer in het enkel in het daaropvolgende jaar benaderd met een promotie e-mail. De deelnemer gaat hiermee akkoord bij inschrijving (zie deelnemersvoorwaarden). Op verzoek wordt de deelnemer verwijdert uit dit bestand. Deze mailing wordt uitgevoerd met behulp van MailChimp. Hierin worden enkel de e-mailadressen gebruikt. Zie https://mailchimp.com/legal/ voor meer informatie over MailChimp. 

2.2.4 Digitale Samenwerkruimten (OneDrive) 

De hoofdorganisatie van het Poolkamp, het C-team, werkt digitaal samen in OneDrive. Bepaalde documenten worden gedeeld met medewerkers en het C-team ziet er op toe dat hier geen persoonsgegevens worden gedeeld, tenzij noodzakelijk voor uitvoering van de werkzaamheden.  

Een concreet voorbeeld hiervan is het delen van persoonsgegevens van de deelnemers van een specifieke hike met de betreffend hikeleiding. Deze gegevens worden vlak voor het kamp digitaal gedeeld met de hikeleiding en deze toegang wordt na het kamp weer ingetrokken. 

2.2.5 Communicatiemiddelen (WhatsApp etc.) 

Voor medewerkers die samenwerken is het mogelijk om gebruik te maken van WhatsApp. Het C-team verzorgt groepen om hier gebruik van te maken als het gaat om samenwerking over meerdere medewerkersgroepen heen, zoals hikeleiding, opbouwploeg, bar, etc. Het C-team ziet toe op juist gebruik van WhatsApp in deze groepen. Het delen van persoonlijke deelnemersgegevens is hierin niet toegestaan.  

2.2.6 Beeldmateriaal en/of fotogebruik 

Beeldmateriaal gemaakt tijdens het Poolkamp wordt naderhand beschikbaar gesteld aan de deelnemers via de website en/of sociale media. Het kan gebruikt worden voor promotie doeleinden. Bij deelname aan het Poolkamp wordt akkoord gevraagd voor gebruik van het beeldmateriaal waar een deelnemer op staat. Als er geen akkoord wordt gegeven is het de verantwoordelijkheid van de deelnemer om te allen tijde zichtbaar het, door de organisatie beschikbaar gestelde, teken te dragen dat een deelnemer niet akkoord is met gebruik van beeldmateriaal van de deelnemer. Dit staat ook in het deelnemersreglement vermeld. Toestemming is altijd in te trekken door dit in het inschrijfsysteem aan te passen. Bezwaarschrift over reeds gepubliceerde beeldmateriaal kunnen eveneens gestuurd worden naar de organisatie via cteam@poolkamp.nl. 

2.3 Privacy statement 

Het Poolkamp verwerkt persoonsgegevens en wil daarover duidelijk en transparant communiceren. In het privacy statement wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het Poolkamp, waarbij er gesteund wordt op het privacy statement van Scouting Nederland: www.scouting.nl/privacy. 

2.4 Updates privacy beleid 

Het Poolkamp behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacy beleid. Het verdient aanbeveling om het privacy beleid van Scouting Nederland en het privacy beleid van het Poolkamp regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt het privacybeleid van Scouting Nederland raadplegen via www.scouting.nl/privacy. 

2.5 Datalekken 

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek kan dit gemeld worden aan de hoofdorganisatie van het Poolkamp. Dit doormiddel van een e-mail aan cteam@poolkamp.nl. De melder wordt altijd geïnformeerd van de voortgang van zijn/haar melding. 

2.6 Recht op inzage in gegevens en recht op vergetelheid 

Indien een deelnemer of diens wettelijke vertegenwoordigers een beroep doet op het recht op inzage in gegevens reageert het Poolkamp conform de wetgeving binnen vier weken op dit verzoek. Dit verzoek dient via de mail gedaan te worden naar het e-mailadres beheer@poolkamp.nl.  

Een verzoek voor uitvoer van het recht op vergetelheid kan ook worden gedaan naar het mailadres beheer@poolkamp.nl. 

Stichting Poolkamp 
KvK 76682528 
Vastgesteld op 23-09-2023 t.b.v. Poolkamp