Hieronder vind je de deelnemersvoorwaarden voor het Poolkamp. In deze voorwaarden worden onder andere de regels rondom inschrijving, betaling, annulering en verzekeringen toegelicht. Bij de inschrijving moet je aangeven dat je deze voorwaarden gelezen hebt en hieraan zal conformeren. Lees de voorwaarden daarom goed door voordat je je inschrijft. 

1. Algemeen 

1. Het Poolkamp wordt gehouden op een door de organisatie (C-team) nader te bepalen locatie en datum. De organisatie maakt ruim van tevoren de locatie en datum bekend via de website. Deze locatie en datum is bekend voor start inschrijving. 

2. Deelnemers van het Poolkamp zijn; Hikers (jeugdleden die meelopen met 1 van de hikes), de medewerkers (Hikeleiding, posthouders, Keuken team, opbouwploeg, Keuken team, Kachelteam, krant, etc.). Medewerkers zijn altijd 18 jaar of ouder. 

3. Aankomst van de posthouders en hikers is op de vrijdag vanaf 18:00 uur. Vertrek van posthouders en hikers is op de zondag na de sluiting van 16:00 uur. 

4. Inschrijving voor deelname is alleen mogelijk voor leden van Scouting Nederland. Dit heeft onder andere te maken met de verzekeringen die vanuit Scouting Nederland worden verzorgd (zie 5. Verzekeringen). 

5. De mogelijkheid tot inschrijven is gebonden aan de leeftijd (zie website: www.poolkamp.nl). De organisatie en de hikeleiding van de betreffende hike bepalen de leeftijdsgrenzen. De hikeleiding kan in bijzondere situaties afwijken van de gestelde leeftijdsgrenzen. 

2. Inschrijving 

1. De inschrijving voor het Poolkamp gebeurt door middel van het online-inschrijfsysteem (zie pagina Opgave informatie op de website). 

2. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens. Bij deelnemers onder de 18 jaar is de wettelijke vertegenwoordiger verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. 

3. Door inschrijving verklaart de deelnemer, of zijn wettelijke vertegenwoordiger, akkoord te gaan met de deelnemersvoorwaarden. 

4. Deelnemers onder de 18 jaar hebben toestemming nodig van hun wettelijke vertegenwoordiger om mee te doen aan het Poolkamp. 

5. De inschrijving voor het Poolkamp dient uiterlijk twee weken voor aanvang van het Poolkamp gedaan te zijn. Na deze datum sluit het inschrijfsysteem. In bepaalde situaties kan de inschrijving voor een select aantal hikes langer opengehouden worden. 

6. Voor elke hike geldt een maximumaantal inschrijvingen. Het systeem zal bij de inschrijving aangeven bij welke hikes er nog ruimte is voor een inschrijving. 

7. Bij het inschrijven met een groep is de inschrijving pas definitief als alle groepsleden zich hebben ingeschreven. Dit moet uiterlijk voor de sluiting van de inschrijving. Wanneer na sluiting van de inschrijving blijkt dat de groepsgrootte te klein is voor de gekozen hike volgens de voorwaarden van de hike, kan de inschrijving automatisch komen te vervallen. Hierover informeert de organisatie de deelnemer(s) via e-mail. 

8. Ten minste twee weken voor het Poolkamp ontvangen de deelnemers via e-mail de laatste informatie over het Poolkamp en de ingeschreven hike. 

9. Uiterlijk 10 dagen voor aanvang van het Poolkamp bepaalt de organisatie in overleg met de hikeleiding of alle hikes door kunnen gaan. Indien een hike niet door kan gaan en overplaatsing naar een andere activiteit niet mogelijk is, annuleert de organisatie de inschrijving kosteloos. Annulering of het overplaatsen van deelnemer(s) naar een andere hike vindt plaats in overleg met de deelnemer(s). 

3. Betaling 

1. De kosten voor het Poolkamp staan weergegeven op de pagina Kosten en betaling. 

2. In de deze betaling zit ontbijt en lunch voor de zaterdag en de zondag en het programma voor het weekend inbegrepen. Voor de deelnemers van de A-hike, alle posthouders en medewerkers is het ook inclusief een warme maaltijd op de zaterdagavond. Andere kosten zoals; vervoer van en naar het kamp, eten en drinken en de bar zitten hier niet bij inbegrepen. 

3. De kosten voor het Poolkamp dienen betaald te worden via de betaallink die op 10 december verstuurd wordt. Betalen dient te geschieden binnen 7 dagen na ontvangen van betaallink. 

4. Vanaf het moment van inschrijven heeft de deelnemer tot 10 december de tijd om zijn of haar inschrijving kosteloos te annuleren. In het geval van koppels en groepjes geldt deze bedenktijd voor elk koppel- of groepslid afzonderlijk. 

5. Bij annulering na deze termijn wordt er een rekening verstuurd voor de reeds gemaakte kosten à € 15,- per persoon. 

6. In het geval van annulering bij bijzondere omstandigheden wordt een beslissing over betaling genomen door de organisatie. 

7. Indien een hike niet door kan gaan, worden de deelnemers op de hoogte gesteld. Zij krijgen dan een week de tijd om een andere hike te kiezen. Als de deelnemer geen andere keus wil maken, is de annulering kosteloos. 

4. Overige voorwaarden 

1. Poolkamp heeft het recht om beeldmateriaal, dat tijdens het Poolkamp gemaakt wordt, te gebruiken voor publicitaire doeleinden mits de deelnemer bij inschrijving heeft aangegeven akkoord te gaan met het gebruik. 

2. Als de deelnemer bij de inschrijving kenbaar heeft gemaakt niet op beeldmateriaal vastgelegd te willen worden, dan krijgt de deelnemer bij inschrijving een opvallend teken die gedurende het Poolkamp altijd boven de kleding aan de scoutingdas gedragen moet worden. Dit om te voorkomen dat er herkenbaar beeldmateriaal van deze deelnemer gemaakt wordt en vervolgens geplaatst wordt op de website en/of social media. Bij verlies van het opvallende teken dient dit gelijk gemeld te worden aan de posthouders en/of hikeleiding zodat het teken snel weer aangebracht kan worden om fouten te voorkomen. 

3. Voor een geslaagd Poolkamp is het nodig dat alle deelnemers en medewerkers zich houden aan de kampregels (het voortbestaan van Poolkamp hangt hier zelfs vanaf). 
   De organisatie behoudt zich daarom het recht om bij ontoelaatbaar gedrag over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van het Poolkamp. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage. De kampregels zijn terug te vinden op de website van Poolkamp. 

4. Afhankelijk van de aard van de overtreding van de regels of ontoelaatbaar gedrag kan de organisatie beslissen om deelnemers voor één of meerdere jaren uit te sluiten van deelname aan het Poolkamp. 

5. Door inschrijving gaat de deelnemer akkoord met het ontvangen van rechtstreekse e-mail van Poolkamp zoals de deelnemersinformatie en promotie. Het missen van informatie door het onjuist opgeven of het wijzigen van het e-mailadres is de verantwoordelijkheid van de deelnemer zelf. Als de deelnemer geen e-mails van Poolkamp wil ontvangen, dan kan dat kenbaar worden gemaakt door te reageren op één van de mails vanuit de Poolkamp organisatie. 

6. In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de Poolkamp organisatie. 

7. Het is de Poolkamp organisatie toegestaan om deze deelnemersvoorwaarden aan te passen en/of aan te vullen wanneer verdere aanvulling of verduidelijking noodzakelijk blijkt. Communicatie over de gewijzigde voorwaarden zal dan plaatsvinden via de website van Poolkamp. 

5. Verzekeringen 

1. Voor deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Pas wanneer de verzekering van de deelnemer de kosten van de schade niet vergoedt, treedt de collectieve verzekering in werking. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/ondersteuning/verzekeringen. 

2. Verlies van, en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/ondersteuning/verzekeringen. 

3. Voor ziektekosten wordt er gesteund op het feit dat er in Nederland een zorgverzekeringsplicht geldt voor iedereen die in Nederland woont of werkt. Als een deelnemer niet valt onder deze plicht, dan is de deelnemer verplicht om zelf zorg te dragen voor de verzekering hiervan. 

4. De organisatie van Poolkamp kan niet aansprakelijk worden gesteld voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers, posthouders en medewerkers tijdens het Poolkamp of gedurende het vervoer voor én na het Poolkamp. 

Stichting Poolkamp 
KvK 76682528 
Vastgesteld op 10-09-2023 t.b.v. Poolkamp